Faktura czekająca na zatwierdzenie przez kierownika. Umowa przesłana e-mailem do kilku osób, bez jasnej informacji, kto powinien wykonać kolejny krok. Protokół zapisany na dysku pracownika, którego akurat nie ma w biurze. W firmie przetwarzającej dziesiątki lub setki dokumentów takie sytuacje mogą szybko prowadzić do opóźnień i utrudniać kontrolę nad procesami. Problem dotyczy nie tylko miejsca przechowywania plików. Istotne jest również to, kto odpowiada za dokument, na jakim etapie znajduje się jego obsługa, kto już go zaakceptował i co powinno wydarzyć się dalej. 

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala uporządkować ten proces. System DMS zintegrowany z ERP może obsługiwać dokument od momentu rejestracji, przez kolejne etapy weryfikacji i akceptacji, aż po jego archiwizację. W Streamsoft Prestiż proces może obejmować między innymi faktury kosztowe, umowy, protokoły, instrukcje, reklamacje, zamówienia czy dokumentację jakościową. Dokument otrzymuje określoną ścieżkę, status i osoby odpowiedzialne za wykonanie kolejnych działań. 

Co to jest system DMS? 

DMS, czyli Document Management System, służy do elektronicznego zarządzania dokumentami i ich obiegiem w organizacji. W praktyce jego rola nie ogranicza się do przechowywania plików. System pozwala rejestrować dokumenty, przypisywać je do odpowiednich procesów, przekazywać pomiędzy użytkownikami, kontrolować status, obsługiwać akceptację oraz przechowywać historię wykonanych działań. 

Dzięki integracji DMS z systemem ERP dokumenty mogą być również powiązane z procesami realizowanymi w innych obszarach przedsiębiorstwa. Ma to znaczenie, ponieważ faktura kosztowa, zamówienie czy dokument dotyczący kontrahenta nie funkcjonują w firmie w oderwaniu od pozostałych danych. Są częścią konkretnych procesów finansowych, zakupowych, sprzedażowych czy operacyjnych. 

Jak rozpoczyna się elektroniczny obieg dokumentu? 

Pierwszym etapem jest rejestracja. Do systemu może trafić faktura kosztowa, umowa, protokół, instrukcja albo inny dokument wykorzystywany w przedsiębiorstwie. Dokument można dodać z pliku lub skanu, ale może również pochodzić bezpośrednio z odpowiedniego modułu systemu ERP. Po wskazaniu dokumentu użytkownik wybiera jego typ i uruchamia odpowiednią ścieżkę obiegu. Od tego momentu system może prowadzić dokument zgodnie z regułami określonymi dla danego procesu. 

Takie podejście pozwala uporządkować nie tylko samo przechowywanie dokumentacji. Firma określa również, co powinno wydarzyć się z dokumentem po jego pojawieniu się w organizacji. 

OCR faktur ogranicza ręczne przepisywanie danych 

W przypadku faktur znaczną część pracy administracyjnej stanowi wprowadzanie informacji znajdujących się już na dokumencie. Numer faktury, dane kontrahenta, daty czy kwoty muszą zostać przeniesione do systemu, zanim dokument będzie mógł być dalej obsługiwany. Integracja DMS z usługą OCR pozwala ograniczyć ten etap. Skan faktury jest przekazywany do platformy OCR, gdzie rozpoznawane są między innymi dane kontrahenta, numer faktury, daty, kwoty oraz pozostałe informacje potrzebne do jej rejestracji. Następnie dokument wraca do DMS z automatycznie uzupełnionymi polami i przypisaną ścieżką akceptacji. 

Pracownik nie musi więc ręcznie przepisywać wszystkich informacji z dokumentu do systemu. Skraca to pracę związaną z rejestracją faktur i ogranicza ryzyko błędów podczas wprowadzania danych. 

Jak może wyglądać elektroniczny obieg faktury kosztowej? 

Faktura kosztowa jest dobrym przykładem dokumentu, który zwykle wymaga udziału kilku osób. Samo otrzymanie faktury nie oznacza jeszcze, że może ona zostać przekazana do dalszego rozliczenia. Najpierw trzeba zweryfikować, czy dokument odpowiada rzeczywistemu zamówieniu lub wykonanej usłudze. 

Przykładowa ścieżka może wyglądać następująco: 

rejestracja faktury → weryfikacja merytoryczna → księgowość → dodatkowa akceptacja → dalsze przetwarzanie dokumentu. 

W Streamsoft Prestiż faktura kosztowa może najpierw trafić do działu odpowiedzialnego za merytoryczną ocenę dokumentu. Osoba odpowiedzialna sprawdza jego zgodność z zamówieniem lub zrealizowaną usługą. Następnie dokument przechodzi do księgowości. Jeżeli jego wartość przekracza ustalony w firmie limit, kolejnym etapem może być akceptacja dyrektora lub zarządu. 

System prowadzi więc dokument zgodnie z określonym wcześniej procesem, zamiast pozostawiać pracownikom decyzję, komu należy przesłać go w następnym kroku. 

Automatyczne powiadomienia o dokumentach oczekujących na decyzję 

Nawet dobrze zaprojektowana ścieżka obiegu nie będzie skuteczna, jeżeli dokument zatrzyma się u jednej z osób, a nikt nie zauważy opóźnienia. Dlatego system DMS może automatycznie informować użytkowników o nowych zadaniach i dokumentach oczekujących na decyzję. Osoba odpowiedzialna otrzymuje informację, że powinna wykonać określoną czynność. 

Proces nie jest wówczas uzależniony od tego, czy ktoś pamięta o przesłaniu kolejnego e-maila, przekazaniu papierowej teczki lub przypomnieniu przełożonemu o oczekującej fakturze. Jednocześnie w systemie można sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dokument i kto odpowiada obecnie za jego obsługę. 

Gotowe ścieżki obiegu dla powtarzalnych dokumentów 

Wiele procesów dokumentowych w przedsiębiorstwie przebiega według powtarzalnych zasad. Faktury kosztowe mogą zawsze wymagać określonej kolejności akceptacji. Umowy mogą być przekazywane do konkretnych działów. Reklamacje, protokoły lub dokumenty jakościowe również mogą mieć ustalony sposób postępowania. Dla takich dokumentów w DMS można przygotować gotowe ścieżki obiegu. 

Oddzielny proces może obowiązywać dla faktur kosztowych, umów, reklamacji, zamówień, protokołów czy dokumentacji jakościowej. Po zarejestrowaniu dokumentu uruchamiany jest właściwy schemat. Użytkownicy wiedzą, jakie zadania mają wykonać, a system kontroluje kolejne etapy procesu. 

Co z dokumentami, które nie pasują do standardowego procesu? 

Nie każdy dokument da się przewidzieć podczas projektowania obiegu. W przedsiębiorstwie pojawiają się również sytuacje nietypowe, w których dokument powinien zostać przekazany do kilku konkretnych osób, ale tworzenie nowego stałego schematu nie byłoby uzasadnione. W Streamsoft Prestiż można w takim przypadku wykorzystać ścieżkę ad hoc lub ścieżkę dynamiczną. Użytkownik sam określa osoby, które powinny uczestniczyć w procesie, oraz kolejność przekazywania dokumentu. Pozwala to obsłużyć jednorazową lub niestandardową sytuację bez konieczności wcześniejszego definiowania nowego, stałego procesu. 

DMS może więc jednocześnie standaryzować powtarzalne działania i pozostawiać elastyczność tam, gdzie jest ona rzeczywiście potrzebna. 

Integracja DMS z ERP. Dokument nie musi być zapisywany i dodawany ponownie 

Istotną cechą rozwiązania jest integracja elektronicznego obiegu dokumentów z systemem ERP. Do DMS mogą trafiać dokumenty utworzone bezpośrednio w ERP, takie jak zamówienia, oferty, rozrachunki czy dokumenty związane z obsługą kontrahenta. Użytkownik nie musi najpierw zapisywać dokumentu na dysku, a następnie ponownie przesyłać go do systemu odpowiedzialnego za obieg. Ma to znaczenie zarówno dla wygody pracy, jak i dla spójności informacji. 

Jeżeli dokument powstał już w systemie ERP, ponowne ręczne przenoszenie go pomiędzy narzędziami tworzyłoby dodatkowy etap, który nie wnosi wartości do procesu. Integracja pozwala prowadzić obieg dokumentu w powiązaniu z informacjami znajdującymi się już w systemie. 

Elektroniczne archiwum dokumentów zamiast szukania w folderach i wiadomościach 

Po zakończeniu obiegu dokument nadal musi pozostać dostępny. W Streamsoft Prestiż dokumenty są przechowywane w jednym uporządkowanym archiwum. Można je wyszukiwać między innymi według typu, daty, kontrahenta, statusu, modułu ERP lub przypisanych cech. Takie podejście zmienia sposób pracy z dokumentacją. 

Użytkownik nie musi wiedzieć, w którym folderze ktoś zapisał konkretny plik ani przeszukiwać historii korespondencji, aby znaleźć załącznik wysłany kilka miesięcy wcześniej. Dokument można odnaleźć na podstawie informacji związanych z jego treścią i miejscem w procesie biznesowym. 

Historia akceptacji i wersji dokumentów 

W zarządzaniu dokumentacją liczy się również możliwość odtworzenia historii. W systemie można sprawdzić, kto wprowadził dokument, kto go zaakceptował oraz kiedy wykonano poszczególne działania. Przechowywana jest również historia kolejnych wersji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentów, które są modyfikowane podczas uzgodnień. Zamiast funkcjonowania kilku wersji przesyłanych pomiędzy pracownikami w załącznikach, firma zachowuje uporządkowaną informację o kolejnych zmianach. 

Historia procesu pozwala również odpowiedzieć na jedno z podstawowych pytań pojawiających się przy opóźnieniach: gdzie znajduje się dokument i co wydarzyło się z nim wcześniej? 

DMS Mobile. Akceptacja dokumentów z telefonu 

Jedną z częstych przyczyn zatrzymania obiegu jest nieobecność osoby decyzyjnej. Dyrektor jest w delegacji, pracownik wykonuje obowiązki zdalnie albo osoba odpowiedzialna za akceptację przez większość dnia uczestniczy w spotkaniach. Jeżeli proces wymaga dostępu do komputera znajdującego się w biurze, dokument może czekać na decyzję. 

Aplikacja DMS Mobile pozwala zarejestrować lub zatwierdzić dokument bezpośrednio z telefonu. Osoba uczestnicząca w obiegu może więc sprawdzić dokument i wykonać przypisane działanie również poza stanowiskiem pracy. Mobilny dostęp ma szczególne znaczenie w tych procesach, w których brak jednej decyzji zatrzymuje kolejne etapy. 

Portal DMS. Dostęp do dokumentów przez przeglądarkę 

Drugim sposobem pracy poza podstawowym systemem jest Portal DMS. Pozwala on korzystać z DMS za pośrednictwem zwykłej przeglądarki internetowej, bez konieczności uruchamiania całego systemu ERP i bez połączenia przez VPN. Użytkownik może więc uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów i wykonywać zadania związane z ich obiegiem również podczas pracy zdalnej czy delegacji.  W praktyce oznacza to, że proces akceptacji jest w mniejszym stopniu uzależniony od fizycznej obecności pracowników w biurze. 

Jak sprawdzić, gdzie znajduje się faktura lub umowa? 

Jedną z podstawowych korzyści uporządkowanego obiegu jest możliwość ustalenia aktualnego statusu dokumentu. Każdy dokument może mieć określony status, właściciela oraz czas reakcji. Dzięki temu można sprawdzić, gdzie obecnie znajduje się faktura lub umowa oraz kto powinien wykonać następny krok. 

Ma to znaczenie nie tylko dla osób bezpośrednio uczestniczących w procesie. Kierownik może uzyskać informację o dokumentach oczekujących na decyzję i łatwiej zidentyfikować miejsca, w których proces się zatrzymuje. Elektroniczny obieg zwiększa więc kontrolę nie tylko nad samymi plikami, ale również nad odpowiedzialnością za ich obsługę. 

DMS a obieg dokumentów e-mailem 

E-mail jest przydatnym narzędziem komunikacji, ale przy bardziej złożonych procesach dokumentowych ma istotne ograniczenia. Wiadomość informuje, że dokument został przesłany do konkretnej osoby. Nie tworzy jednak automatycznie uporządkowanego procesu określającego jego status, właściciela, kolejne kroki i pełną historię akceptacji. Problem rośnie, gdy w procesie uczestniczy kilka osób. 

Dokument może być przesyłany dalej, wracać w nowej wersji, otrzymywać komentarze w osobnych wiadomościach i znajdować się jednocześnie w kilku skrzynkach pocztowych. W DMS dokument pozostaje elementem jednego procesu. Użytkownicy wykonują przypisane działania, a system zapisuje ich historię. Dzięki temu łatwiej ustalić aktualny stan sprawy bez odtwarzania całej korespondencji. 

Co firma zyskuje dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów? 

Największą zmianą nie jest samo zastąpienie papieru plikiem cyfrowym. Cyfrowa faktura przesyłana ręcznie pomiędzy pracownikami nadal może czekać na akceptację, zostać wysłana do niewłaściwej osoby albo zniknąć wśród innych wiadomości. DMS porządkuje sposób pracy z dokumentem. Firma wie, jaki jest jego status, kto obecnie odpowiada za wykonanie działania i jaki powinien być następny krok. Powtarzalne procesy mogą korzystać ze zdefiniowanych ścieżek, a nietypowe dokumenty ze ścieżek dynamicznych. 

Integracja z OCR ogranicza ręczne wprowadzanie danych. Dostęp mobilny pozwala kontynuować proces podczas nieobecności pracowników. Elektroniczne archiwum ułatwia późniejsze odnalezienie dokumentacji, a historia wersji i akceptacji pozwala odtworzyć wcześniejsze działania. 

Jak wygląda elektroniczny obieg dokumentów w Streamsoft Prestiż? 

W zależności od rodzaju dokumentu i zasad obowiązujących w przedsiębiorstwie proces może wyglądać inaczej. 

W przypadku faktury kosztowej przykładowy obieg można przedstawić następująco: 

wpływ dokumentu → rejestracja lub OCR → uzupełnienie danych → przypisanie ścieżki → weryfikacja merytoryczna → księgowość → dodatkowa akceptacja wynikająca z wartości dokumentu → archiwizacja. 

Dla innych dokumentów mogą obowiązywać inne ścieżki. 

Wspólną zasadą pozostaje to, że dokument ma określony status i trafia do odpowiednich osób zgodnie ze zdefiniowanym procesem. System przechowuje historię wykonanych działań i umożliwia późniejsze wyszukanie dokumentu w elektronicznym archiwum. 

FAQ: elektroniczny obieg dokumentów i system DMS 

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów? 

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentacją, w którym dokument jest rejestrowany w systemie, a następnie przekazywany pomiędzy odpowiednimi osobami zgodnie z określoną ścieżką. System przechowuje informacje o statusie dokumentu, osobach odpowiedzialnych, wykonanych działaniach i historii akceptacji. 

Co oznacza skrót DMS? 

DMS oznacza Document Management System. Jest to system służący do zarządzania dokumentami, ich rejestracją, obiegiem, wyszukiwaniem i archiwizacją. W przypadku rozwiązania zintegrowanego z ERP dokumenty mogą być również powiązane z procesami i informacjami znajdującymi się w systemie ERP. 

Jak działa elektroniczny obieg faktur kosztowych? 

Faktura zostaje zarejestrowana w DMS i skierowana do odpowiedniej ścieżki. Może najpierw trafić do osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie zgodności z zamówieniem lub usługą, następnie do księgowości, a po przekroczeniu określonego limitu również do dyrektora lub zarządu. Dokładny przebieg zależy od zasad ustalonych przez przedsiębiorstwo. 

Jak OCR wspiera elektroniczny obieg faktur? 

OCR rozpoznaje informacje znajdujące się na zeskanowanym dokumencie. W przypadku faktury mogą to być między innymi dane kontrahenta, numer faktury, daty i kwoty. Rozpoznane dane wracają do DMS i mogą automatycznie uzupełnić odpowiednie pola, dzięki czemu pracownik nie musi przepisywać wszystkich informacji ręcznie. 

Czy dla różnych dokumentów można utworzyć różne ścieżki akceptacji? 

Tak. Oddzielne procesy mogą zostać przygotowane między innymi dla faktur kosztowych, umów, reklamacji, zamówień, protokołów czy dokumentacji jakościowej. Pozwala to dopasować sposób obsługi do rodzaju dokumentu. 

Co to jest ścieżka ad hoc w DMS? 

Ścieżka ad hoc pozwala przygotować obieg dla sytuacji, która nie została wcześniej objęta standardowym schematem. Użytkownik wskazuje osoby uczestniczące w procesie oraz kolejność, w jakiej dokument powinien do nich trafić. Nie trzeba w tym celu tworzyć nowej stałej ścieżki. 

Czy DMS można zintegrować z systemem ERP? 

Tak. W Streamsoft Prestiż do DMS mogą trafiać również dokumenty powstające bezpośrednio w ERP, na przykład zamówienia, oferty, rozrachunki czy dokumenty związane z obsługą kontrahenta. Nie trzeba zapisywać ich na dysku i ponownie dodawać do obiegu. 

Jak wyszukiwać dokumenty w DMS? 

Dokumenty przechowywane w elektronicznym archiwum można wyszukiwać między innymi według typu, daty, kontrahenta, statusu, modułu ERP lub przypisanych cech. Pozwala to odnaleźć dokument na podstawie informacji związanych z konkretną sprawą, a nie wyłącznie jego nazwy pliku. 

Czy można sprawdzić, kto zaakceptował dokument? 

Tak. System przechowuje historię wykonanych działań. Można sprawdzić, kto wprowadził dokument, kto go zatwierdził oraz kiedy wykonano poszczególne czynności. Dostępna jest również historia kolejnych wersji dokumentu. 

Czy dokumenty można akceptować poza biurem? 

Tak. DMS Mobile umożliwia rejestrowanie i zatwierdzanie dokumentów z telefonu. Portal DMS pozwala natomiast pracować przez przeglądarkę internetową bez uruchamiania całego systemu ERP i bez połączenia przez VPN. Ułatwia to obsługę procesów podczas pracy zdalnej, delegacji lub innych nieobecności w biurze. 

Jakie dokumenty można obsługiwać w systemie DMS? 

W materiale prezentującym Streamsoft Prestiż wskazano między innymi faktury kosztowe, umowy, protokoły, instrukcje, reklamacje, zamówienia oraz dokumentację jakościową. Do obiegu mogą trafiać również dokumenty tworzone bezpośrednio w modułach ERP. 

Elektroniczny obieg dokumentów porządkuje cały proces, nie tylko archiwum 

Przy wyborze DMS warto patrzeć szerzej niż na możliwość przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Istotne jest to, co dzieje się z dokumentem od momentu jego pojawienia się w firmie. Kto powinien go zweryfikować? Kto może go zaakceptować? Co dzieje się po przekroczeniu określonej wartości? Jak pracownik dowie się, że dokument czeka na jego decyzję? Czy można sprawdzić historię zmian? Co stanie się z procesem, gdy osoba odpowiedzialna pracuje poza biurem? 

System DMS w Streamsoft Prestiż pozwala powiązać te działania w jeden elektroniczny proces. Dokument zostaje zarejestrowany, otrzymuje właściwą ścieżkę, przechodzi przez kolejne etapy, a jego historia pozostaje dostępna w uporządkowanym archiwum. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak elektroniczny obieg dokumentów wygląda w praktyce, obejrzyj nagranie prezentujące DMS w Streamsoft Prestiż.