Monitorowanie należności jest jednym z tych procesów, które przy niewielkiej liczbie dokumentów można prowadzić ręcznie, ale wraz ze wzrostem skali zaczynają angażować coraz więcej czasu pracowników. Trzeba regularnie sprawdzać terminy płatności, identyfikować zaległości, przygotowywać wiadomości do klientów, pilnować kolejnych etapów kontaktu i jednocześnie zachować historię wykonanych działań. 

Problem pojawia się również wcześniej, zanim faktura stanie się przeterminowana. Jeżeli firma reaguje dopiero po przekroczeniu terminu płatności, każda sprawa rozpoczyna się już od opóźnienia. 

Automatyczna windykacja należności w systemie ERP pozwala uporządkować ten proces. W Streamsoft Prestiż system może monitorować rozrachunki, identyfikować dokumenty zbliżające się do terminu płatności lub już przeterminowane i automatycznie uruchamiać przygotowany wcześniej scenariusz komunikacji. 

Pracownik nie musi codziennie tworzyć listy klientów, do których należy się odezwać. Jego uwaga może zostać skierowana przede wszystkim na przypadki wymagające indywidualnej decyzji. 

Monitorowanie należności zaczyna się od aktualnych rozrachunków 

Podstawą skutecznego zarządzania należnościami jest wiedza o aktualnej sytuacji. W Streamsoft Prestiż proces rozpoczyna się od listy rozrachunków, na której znajdują się należności oczekujące na zapłatę, dokumenty zbliżające się do terminu płatności oraz należności już przeterminowane. Dział finansowy może w jednym miejscu sprawdzić, którzy kontrahenci wymagają kontaktu i jaka jest łączna wartość należności. 

Nie trzeba w tym celu przeglądać poszczególnych faktur ani przygotowywać dodatkowych zestawień. Lista jest aktualizowana na bieżąco, dlatego stanowi punkt wyjścia zarówno do oceny sytuacji, jak i uruchamiania dalszych działań. 

Ma to znaczenie również z perspektywy zarządzania płynnością finansową. Informacja o należnościach nie powinna być wyłącznie danymi historycznymi dostępnymi na koniec miesiąca. Firma potrzebuje jej w momencie, w którym nadal może podjąć działanie. 

Automatyczne przypomnienie jeszcze przed terminem płatności 

Windykacja należności nie musi rozpoczynać się od wezwania do zapłaty. Pierwszy kontakt może nastąpić jeszcze przed upływem terminu płatności i mieć charakter zwykłego przypomnienia. 

W Streamsoft Prestiż na podstawie danych znajdujących się w rozrachunkach system może automatycznie uruchomić odpowiedni scenariusz komunikacji. Pierwsza wiadomość może zostać wysłana przed terminem płatności. 

Jeżeli należność nie zostanie uregulowana, uruchamiany jest kolejny etap. Po określonym czasie system może wysłać następną wiadomość, a po ustalonej liczbie dni opóźnienia również wezwanie do zapłaty. 

Powstaje dzięki temu uporządkowana sekwencja: 

zbliżający się termin płatności → przypomnienie → brak płatności → kolejny kontakt → określona liczba dni opóźnienia → wezwanie do zapłaty. 

Firma sama definiuje reguły, według których proces ma przebiegać. 

Harmonogram windykacji bez ręcznego pilnowania terminów 

Jednym z najbardziej czasochłonnych elementów ręcznej windykacji jest pamiętanie o kolejnych działaniach. Samo wysłanie wiadomości zajmuje stosunkowo niewiele czasu. Trzeba jednak wiedzieć, kiedy ją wysłać, sprawdzić, czy klient zapłacił, a jeżeli nie, wrócić do sprawy po określonej liczbie dni. Przy większej liczbie kontrahentów oznacza to konieczność ciągłego kontrolowania wielu terminów jednocześnie. 

W Streamsoft Prestiż harmonogram może działać cyklicznie, na przykład codziennie o określonej godzinie. System uwzględnia również dni wolne i święta, dzięki czemu komunikacja może być wysyłana w odpowiednim momencie. 

Jeżeli sytuacja wymaga wcześniejszej reakcji, powiadomienie można uruchomić również na żądanie, bez oczekiwania na kolejny automatyczny cykl. Automatyzacja nie oznacza więc braku możliwości ręcznej interwencji. System realizuje powtarzalne działania zgodnie z regułami, a użytkownik może zareagować wcześniej, gdy wymaga tego konkretna sytuacja. 

Czy każdy klient powinien otrzymywać takie samo przypomnienie o płatności? 

Nie każdy kontrahent powinien być obsługiwany według identycznego scenariusza. Inaczej może wyglądać komunikacja z kluczowym klientem, który sporadycznie przekroczył termin płatności, inaczej z odbiorcą detalicznym, a jeszcze inaczej z kontrahentem regularnie regulującym zobowiązania po terminie. 

Dlatego automatyczna windykacja nie powinna ograniczać się do wysyłania jednego szablonu do wszystkich klientów posiadających zaległości. W Streamsoft Prestiż można przygotowywać oddzielne scenariusze dla różnych grup kontrahentów. 

Segmentacja może odbywać się między innymi na podstawie branży, wartości zadłużenia, liczby dni opóźnienia oraz innych informacji zapisanych w systemie. Dla każdej grupy można następnie określić osobny harmonogram, treści komunikacji i kolejne etapy postępowania. 

Segmentacja kontrahentów w procesie windykacji 

Segmentacja pozwala uzależnić sposób działania od kontekstu konkretnej należności. 

Przykładowo wysoka wartość zadłużenia może wymagać szybszej reakcji niż niewielka zaległość. Historia regularnych opóźnień może uzasadniać inny harmonogram niż jednorazowe przekroczenie terminu przez klienta, który wcześniej zawsze płacił terminowo. 

W nagraniu Streamsoft Prestiż wskazane zostały między innymi takie kryteria jak: 

• branża kontrahenta, 

• wartość zadłużenia, 

• liczba dni opóźnienia, 

• inne informacje zapisane w systemie. 

Najważniejsza jest jednak możliwość powiązania segmentu z konkretnym scenariuszem działania. System nie tylko identyfikuje grupę odbiorców, ale może następnie zastosować właściwą dla niej częstotliwość kontaktu, treść wiadomości i kolejne kroki procesu. 

Personalizowane przypomnienia i wezwania do zapłaty 

Automatyzacja komunikacji nie musi oznaczać wysyłania anonimowych, identycznych wiadomości. Streamsoft Prestiż udostępnia edytor szablonów, w którym można przygotować treść przypomnienia lub wezwania do zapłaty. 

W wiadomości mogą znaleźć się między innymi logo firmy, elementy graficzne, dane kontrahenta, numer dokumentu, termin płatności oraz aktualna wartość zadłużenia. System automatycznie uzupełnia właściwe dane podczas przygotowywania komunikacji. 

Ma to dwa zastosowania. Pierwszym jest personalizacja wiadomości. Klient otrzymuje komunikat odnoszący się do konkretnej należności, a nie ogólne przypomnienie o zaległości. Drugim jest ograniczenie ryzyka pomyłki. Pracownik nie musi ręcznie kopiować numeru faktury, terminu czy wartości należności do każdej kolejnej wiadomości. 

Poznaj także inne moduły ERP, które naprawdę pomagają firmie produkcyjnej.

Historia windykacji dostępna w CRM 

Informacja o wysłanej wiadomości jest istotna nie tylko dla działu finansowego. Wyobraźmy sobie sytuację, w której handlowiec kontaktuje się z klientem w sprawie kolejnego zamówienia, nie wiedząc, że tego samego dnia klient otrzymał wezwanie do zapłaty dotyczące wcześniejszych faktur. 

Jeżeli informacje o należnościach i podjętych działaniach pozostają wyłącznie w dziale finansowym, sprzedaż nie ma pełnego obrazu relacji z kontrahentem. W Streamsoft Prestiż każde wykonane działanie zapisuje się w historii klienta w CRM. Handlowiec może sprawdzić, kiedy zostało wysłane przypomnienie, jakich dokumentów dotyczyła wiadomość i na jakim etapie znajduje się obecna sprawa. Nie musi w tym celu kontaktować się z działem finansowym. Podczas rozmowy z klientem ma dostęp do aktualnych informacji zapisanych w systemie. 

Jedno źródło informacji dla finansów i sprzedaży 

Zarządzanie należnościami jest często postrzegane jako odpowiedzialność działu finansowego. W praktyce wpływa jednak również na pracę sprzedaży i obsługę klienta. Jeżeli każdy dział posiada inną część informacji, pojawia się konieczność ich ręcznego przekazywania. 

Włączenie historii działań windykacyjnych do informacji o kontrahencie sprawia, że finanse, sprzedaż i osoby odpowiedzialne za kontakt z klientem mogą pracować na tym samym zestawie aktualnych danych. 

Jest to szczególnie ważne w firmach, w których relacja handlowa trwa długo i obejmuje wiele kolejnych transakcji. Informacja o należnościach staje się wówczas częścią szerszego obrazu współpracy z klientem. 

Jak mierzyć skuteczność automatycznej windykacji? 

Samo wysyłanie większej liczby przypomnień nie oznacza jeszcze, że proces działa skutecznie. Trzeba sprawdzić, co dzieje się po wysłaniu komunikacji. 

Streamsoft Prestiż umożliwia obserwowanie efektów działań w panelu raportowym. Dostępne są między innymi statusy wysłanych wiadomości, informacje o ich otwarciu oraz spłacie należności. Pozwala to oceniać, jak działają poszczególne scenariusze i treści. Jeżeli jeden sposób komunikacji częściej prowadzi do spłaty należności niż inny, firma może wykorzystać tę wiedzę podczas dalszego projektowania procesu. 

Automatyzacja zaczyna wtedy pełnić dodatkową funkcję. Nie tylko wykonuje ustalone wcześniej działania, ale dostarcza danych pozwalających oceniać ich efektywność. 

Automatyczna windykacja a płynność finansowa firmy 

Opóźnione należności wpływają na środki, którymi przedsiębiorstwo może faktycznie dysponować. Firma może wykazywać sprzedaż i przychody, ale jeżeli część wystawionych faktur pozostaje niezapłacona, pieniądze nie znajdują się jeszcze na jej rachunku. Dlatego czas pomiędzy terminem płatności a rzeczywistym otrzymaniem środków ma znaczenie operacyjne. 

Automatyczne monitorowanie należności pozwala reagować wcześniej i prowadzić komunikację konsekwentnie, bez uzależniania jej od tego, czy pracownik zdążył danego dnia przejrzeć listę rozrachunków. 

System nie eliminuje oczywiście problemu nieterminowych płatności. Pozwala natomiast ograniczyć sytuacje, w których firma reaguje z opóźnieniem tylko dlatego, że proces monitorowania był prowadzony ręcznie. 

Co warto automatyzować w procesie windykacji należności? 

Największy potencjał automatyzacji mają czynności powtarzalne i oparte na jasno określonych regułach. Sprawdzanie, czy termin faktury minął, obliczanie liczby dni opóźnienia, przypisanie kontrahenta do właściwego scenariusza, przygotowanie wiadomości na podstawie szablonu czy zapisanie informacji o wykonanym działaniu nie zawsze wymagają indywidualnej decyzji pracownika. 

Jeżeli system posiada potrzebne dane i zdefiniowane zasady, może wykonać te operacje automatycznie. Pracownik jest natomiast potrzebny tam, gdzie sytuacja wymaga oceny kontekstu, negocjacji, indywidualnego kontaktu lub decyzji dotyczącej dalszego postępowania. 

Taki podział pracy pozwala skoncentrować czas zespołu na sprawach, których nie da się rozwiązać za pomocą standardowego scenariusza. 

Jak działa Windykator w Streamsoft Prestiż? 

Proces pokazany w Streamsoft Prestiż można przedstawić jako kilka kolejnych etapów: 

aktualna lista rozrachunków → identyfikacja terminu lub opóźnienia → przypisanie scenariusza → automatyczna komunikacja → kolejne etapy przypomnień → zapis działań w CRM → monitoring efektów. 

W zależności od segmentu kontrahenta harmonogram i komunikacja mogą wyglądać inaczej. 

System może rozpocząć działanie jeszcze przed terminem płatności, kontynuować je po pojawieniu się opóźnienia i przejść do wezwania do zapłaty po określonej liczbie dni. Informacje o wykonanych działaniach są dostępne również dla handlowców, a wyniki procesu można analizować w panelu raportowym. 

Zobacz także jak działa Zarządzanie produkcją i Moduł Handlowo-Magazynowy w Streamsoft Prestiż.

FAQ – automatyczna windykacja należności 

Co to jest automatyczna windykacja należności? 

Automatyczna windykacja należności polega na wykorzystaniu systemu do monitorowania terminów płatności i wykonywania określonych działań zgodnie z wcześniej przygotowanymi regułami. Może obejmować przypomnienie przed terminem, kolejne wiadomości po jego przekroczeniu oraz wezwanie do zapłaty po ustalonej liczbie dni opóźnienia. 

Czy system ERP może automatycznie monitorować niezapłacone faktury? 

Tak. W Streamsoft Prestiż podstawą procesu jest aktualna lista rozrachunków obejmująca między innymi faktury oczekujące na zapłatę, dokumenty zbliżające się do terminu oraz należności przeterminowane. Na podstawie tych danych system może uruchamiać właściwe scenariusze komunikacji. 

Czy przypomnienie o płatności można wysłać przed terminem? 

Tak. Pierwszy etap scenariusza może zostać uruchomiony jeszcze przed terminem płatności i mieć charakter uprzejmego przypomnienia. Jeżeli płatność nie wpłynie, system może następnie przejść do kolejnych etapów komunikacji. 

Czy automatyczna windykacja oznacza wysyłanie takich samych wiadomości do wszystkich klientów? 

Nie. W Streamsoft Prestiż kontrahentów można segmentować między innymi według branży, wartości zadłużenia czy liczby dni opóźnienia. Poszczególne grupy mogą mieć własny harmonogram, treści wiadomości oraz kolejne etapy postępowania. 

Czy system uwzględnia dni wolne podczas wysyłania przypomnień? 

Tak. Zgodnie z procesem prezentowanym w Streamsoft Prestiż harmonogram może uwzględniać dni wolne i święta. Pozwala to lepiej kontrolować moment wysyłania komunikacji do kontrahentów. 

Czy wiadomości windykacyjne mogą być personalizowane? 

Tak. Szablon może zawierać między innymi dane kontrahenta, numer dokumentu, termin płatności i aktualną wartość zadłużenia. Można również wykorzystać logo i elementy graficzne firmy. System automatycznie uzupełnia dane dotyczące konkretnej należności. 

Czy handlowiec ma dostęp do informacji o windykacji klienta? 

Tak. Wykonane działania są zapisywane w historii klienta w CRM. Handlowiec może sprawdzić między innymi, kiedy wysłano przypomnienie, jakich dokumentów dotyczyło oraz na jakim etapie znajduje się sprawa. 

Czy można sprawdzić, czy klient otworzył wiadomość? 

W panelu raportowym Streamsoft Prestiż można sprawdzać statusy wysłanych wiadomości oraz informacje o ich otwarciu. System pozwala również obserwować spłatę należności, dzięki czemu można analizować efekty prowadzonych działań. 

Jak automatyczna windykacja wpływa na pracę działu finansowego? 

Ogranicza konieczność ręcznego sprawdzania terminów i przygotowywania kolejnych wiadomości dla należności obsługiwanych według standardowych reguł. Pracownicy mogą dzięki temu poświęcić więcej czasu przypadkom wymagającym indywidualnego kontaktu lub decyzji. 

Czy automatyczna windykacja zastępuje pracownika? 

Nie. System przejmuje przede wszystkim działania powtarzalne, które można opisać za pomocą konkretnych reguł i harmonogramów. Sprawy wymagające indywidualnych ustaleń, negocjacji czy decyzji nadal pozostają po stronie pracowników. 

Automatyzacja należności pozwala reagować wcześniej 

Skuteczne zarządzanie należnościami wymaga regularności. Jeżeli proces zależy od ręcznego sprawdzania rozrachunków, przygotowywania zestawień i pamiętania o kolejnych kontaktach, wraz ze wzrostem liczby dokumentów rośnie jego pracochłonność. Streamsoft Prestiż pozwala oprzeć ten proces na aktualnych danych i zdefiniowanych wcześniej scenariuszach. 

System monitoruje należności, uruchamia komunikację, personalizuje wiadomości, zapisuje historię działań w CRM i pozwala analizować ich efekty. Dział finansowy zachowuje kontrolę nad rozrachunkami, a sprzedaż otrzymuje dostęp do informacji potrzebnych podczas kontaktu z klientem. 

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak automatyczne monitorowanie należności i Windykator działają w praktyce, obejrzyj nagranie prezentujące rozwiązanie w Streamsoft Prestiż.