Krajowy System e-Faktur (KSeF) to zmiana, której nie da się już „przeczekać”. W najbliższych latach tradycyjna faktura – drukowana lub wysyłana w PDF – zostanie w praktyce zastąpiona fakturą ustrukturyzowaną w formacie XML, wysyłaną i odbieraną przez centralną platformę Ministerstwa Finansów. Dla wielu firm brzmi to jak rewolucja, ale w rzeczywistości KSeF ma przede wszystkim uporządkować obieg dokumentów i ułatwić życie księgowym oraz działom finansowym.

Z praktyki wdrożeń widać wyraźnie: tam, gdzie firma świadomie się przygotuje, KSeF staje się narzędziem, a nie zagrożeniem. Żeby to było możliwe, trzeba jednak dobrze zrozumieć, co to jest KSeF, kogo dotyczy i jak przygotować się do KSeF krok po kroku.

 

KSeF – co to jest w praktyce?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska, centralna platforma służąca do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur w postaci elektronicznej. Nie chodzi tu o zwykły PDF, ale o fakturę ustrukturyzowaną – plik XML zgodny z logiczną strukturą określoną w ustawie o VAT (obecnie FA(3)).

W praktyce oznacza to kilka kluczowych zmian:

• faktura przestaje być „lokalnym” dokumentem w Twoim systemie – trafia do KSeF, gdzie otrzymuje unikalny numer,

• to KSeF jest miejscem „pierwotnego” wystawienia i doręczenia faktury,

• standard XML sprawia, że wszystkie faktury mają tę samą strukturę, co pozwala automatyzować ich odczyt, księgowanie i kontrolę.

Każda faktura wystawiona w KSeF będzie miała swój unikatowy numer KSeF. Składa się on m.in. z:

• NIP sprzedawcy,

• daty przesłania faktury do KSeF,

• części technicznej (ciąg znaków nadawany automatycznie),

• sumy kontrolnej.

Dzięki temu identyfikacja dokumentu – zarówno przez urząd skarbowy, jak i przez oprogramowanie finansowo–księgowe czy bankowość – staje się jednoznaczna.

 

Jak KSeF zmienia dotychczasowe dokumenty?

Wejście KSeF nie sprowadza się tylko do „nowego kanału wysyłki”. Znika kilka utrwalonych dotąd rozwiązań.

Po pierwsze, noty korygujące. W nowym modelu – jeżeli popełnimy błąd na fakturze, niezależnie od tego, czy dotyczy on kwoty, stawek VAT czy danych nabywcy – nie będziemy mogli „przerzucić odpowiedzialności” na notę korygującą wystawianą przez odbiorcę. Konieczne będzie wystawienie faktury korygującej po stronie sprzedawcy. To wymusi większą staranność przy wystawianiu dokumentów, ale też zwiększy spójność danych.

Po drugie, znikają duplikaty faktur w dotychczasowym rozumieniu. Skoro KSeF przechowuje dokumenty przez 10 lat, nie ma sensu wystawiać duplikatu – każdą pierwotną fakturę można po prostu ponownie pobrać z systemu. Z perspektywy działów księgowości to koniec wiecznych dyskusji „czy faktura doszła” i „czy sprzedawca ponownie ją prześle”.

Istotna jest również kwestia anulowania dokumentów. W momencie, gdy faktura zostanie wysłana do KSeF i otrzyma numer, nie ma już możliwości jej wycofania czy anulowania. Jedynym dopuszczalnym sposobem naprawy błędu pozostaje korekta. To znowu argument za tym, by przy procesie wystawiania faktur zadbać o procedury i kontrolę jakości.

 

Kogo dotyczy KSeF i kiedy zaczyna obowiązywać?

KSeF docelowo obejmie wszystkich podatników, którzy mają obowiązek wystawiania faktur zgodnie z polskim prawem – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych. Różne są natomiast terminy wejścia obowiązku.

Harmonogram (odwzorowując to, co zostało omówione na webinarium) jest trzyetapowy:

• najpierw, od 1 lutego 2026 r., do KSeF wchodzą duzi podatnicy – ci, których sprzedaż brutto za 2024 r. przekroczy 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. KSeF staje się obowiązkowy dla pozostałych firm – w tym małych, średnich przedsiębiorstw oraz jednoosobowych działalności,

• od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie najmniejszych podatników z limitem wartości sprzedaży do 10 tys. zł.

Warto przy tym pamiętać o jednym ważnym niuansie: choć obowiązek wysyłania faktur sprzedaży do KSeF dla mniejszych firm zaczyna się później, to obowiązek korzystania z KSeF po stronie odbioru dokumentów pojawi się wcześniej. Już od 1 lutego duzi dostawcy – jak firmy energetyczne czy paliwowe – będą wystawiać faktury przez KSeF. To oznacza, że nawet jeśli Twoja firma formalnie „ma czas” do kwietnia, po stronie kosztów musisz być gotowy na pracę z KSeF dużo szybciej.

 

Co nie trafi do KSeF?

Nie wszystkie dokumenty, z którymi na co dzień pracują księgowi, są objęte KSeF. Zgodnie z omówionymi zasadami do systemu nie będą wysyłane m.in.:

• faktury pro forma,

• faktury i dowody wewnętrzne,

• noty uznaniowe i obciążeniowe.

Dodatkowo, KSeF nie obsługuje kontrahentów zagranicznych bez polskiego NIP. W takich przypadkach stosujemy dotychczasowe uzgodnione formy dostarczania dokumentu (np. wydruk czy PDF), ale sprzedawca wysyła fakturę do KSeF. Na wydruku pojawia się kod QR, który pozwala odbiorcy zweryfikować, czy faktura rzeczywiście została wystawiona w systemie i jakie dane zawiera.

 

Tryb online i offline – co się dzieje, gdy KSeF lub internet nie działa?

Istotą KSeF jest praca w trybie online – czyli sytuacja, w której data wystawienia faktury (pole P1) pokrywa się z datą jej wysłania do KSeF. Wtedy faktura w momencie nadania numeru KSeF jest uznawana za doręczoną odbiorcy.

Życie jednak rządzi się swoimi prawami – firmy miewają awarie internetu, a systemy publiczne czasem także przestają działać. Dlatego przepisy przewidują również tryb offline. Stosuje się go w kilku scenariuszach:

• gdy problem leży po stronie podatnika, np. brak sieci,

• gdy mamy do czynienia z zaplanowaną niedostępnością KSeF (prace serwisowe ogłoszone w Biuletynie),

• gdy wystąpi nagła awaria po stronie Ministerstwa,

• w przypadku awarii całkowitej, np. w wyniku ataku hakerskiego.

W każdym z tych przypadków faktura może być wystawiona w systemie firmowym „lokalnie”, ale musi zostać później dosłana do KSeF w określonym terminie – na przykład nie później niż następnego dnia roboczego po ustaniu problemu. Na wydruku pojawia się wtedy odpowiedni kod QR, zawierający informacje identyfikujące fakturę i tryb (online/offline).

Kluczowy jest tu porządek w procedurach: firma musi dokładnie wiedzieć, kto i kiedy odpowiada za późniejsze dosłanie dokumentów do KSeF, aby nie naruszyć ustawowych terminów.

 

Jak uwierzytelnić się w KSeF i jak działają uprawnienia?

Żeby móc wystawiać i odbierać faktury w KSeF, trzeba się w systemie uwierzytelnić, czyli potwierdzić swoją tożsamość i powiązanie z danym podmiotem. Do dyspozycji jest kilka metod, w tym:

• dedykowany certyfikat KSeF, wydawany przez Centrum Certyfikacji – rekomendowany przez Ministerstwo Finansów jako docelowy sposób integracji systemów,

• token – stosowany w fazie przejściowej, który ma być wyłączony w kolejnych etapach,

• Profil Zaufany – dla osób fizycznych i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność,

• logowanie przez węzeł krajowy (np. z wykorzystaniem bankowości elektronicznej),

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna – pod warunkiem, że zawierają numer NIP podatnika; jeśli nie, konieczne jest zgłoszenie za pomocą formularza ZAW-FA.

Po stronie KSeF istotny jest także sam model uprawnień. Podatnik, który jako pierwszy uwierzytelni się w systemie, otrzymuje uprawnienia właścicielskie – ma pełny dostęp i może nadawać uprawnienia:

• kolejnym osobom fizycznym w firmie (np. księgowym, pracownikom działu sprzedaży),

• podmiotom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym.

Biuro rachunkowe z kolei może nadawać dostęp swoim pracownikom – są to tzw. uprawnienia pośrednie. W ten sposób buduje się strukturę, w której każdy ma dokładnie taki zakres możliwości, jakiego potrzebuje: od pełnego wystawiania i odbioru dokumentów po samo przeglądanie faktur.

 

Jak przygotować się do KSeF – 7 kroków z praktyki wdrożeń

Pytanie „jak przygotować się do KSeF” najczęściej pojawia się w momencie, gdy firma zda sobie sprawę, że samo włączenie odpowiedniej opcji w programie księgowym to za mało. Z praktycznego punktu widzenia dobry plan wdrożenia można zamknąć w siedmiu krokach.

Krok 1. Zidentyfikuj źródła sprzedaży

Na początku warto przejrzeć wszystkie procesy sprzedażowe w firmie: jakie dokumenty wystawiasz, które z nich są fakturami B2B, a które sprzedażą detaliczną, niepodlegającą KSeF. Trzeba też odpowiedzieć na proste, ale kluczowe pytanie: kto w firmie będzie odpowiadał za wysyłkę dokumentów do KSeF i co się stanie, gdy ta osoba będzie nieobecna.

Krok 2. Przeanalizuj sposób pozyskiwania faktur zakupowych

Kolejny krok dotyczy strony kosztowej. Czy faktury kosztowe dodajesz ręcznie? Czy korzystasz z OCR, EDI, importu zewnętrznych plików? W KSeF osoba z uprawnieniami do odbioru faktur widzi wszystkie dokumenty – w tym koszty zarządu – więc trzeba bardzo świadomie zaplanować zakres dostępu.

Krok 3. Przejrzyj procedury i umowy

Następnie przychodzi czas na dokumenty formalne: regulaminy obiegu dokumentów, instrukcje, umowy z biurem rachunkowym czy kontrahentami. Jeśli zamierzamy dać biuru rachunkowemu dostęp do KSeF, powinniśmy to wyraźnie uregulować. W niektórych przypadkach pojawi się też potrzeba dopisania zapisów o formie dostarczania dokumentów (KSeF vs faktura poza KSeF).

Krok 4. Przygotuj procedury awaryjne

Awarie internetu, niedostępność KSeF, problemy po stronie systemu ERP – to nie są sytuacje hipotetyczne. Warto mieć spisane odpowiedzi na pytania: jak wtedy wystawiamy dokument, kto i kiedy wysyła go później do KSeF i w jaki sposób monitorujemy, czy wszystkie zaległe faktury zostały dosłane w czasie.

Krok 5. Przeszkol personel

KSeF to nie tylko zadanie dla księgowości. W wielu firmach faktury wystawiają działy sprzedaży, serwisu, logistyki. Każda z tych osób musi rozumieć, że błędy na fakturze oznaczają konieczność wystawiania korekty, a nie wystawienia dokumentu „od nowa”. Dobrze przeprowadzone szkolenie to mniej nerwów, gdy system zacznie działać obowiązkowo.

Krok 6. Nadaj uprawnienia w KSeF

Na tym etapie podejmujemy konkretne decyzje: kto w firmie ma pełne uprawnienia, kto może jedynie wystawiać faktury, kto ma prawo pobierać dokumenty zakupowe, a kto będzie technicznym administratorem integracji. Osobnym tematem są biura rachunkowe – tu również należy dokładnie przemyśleć zakres przekazywanych uprawnień.

Krok 7. Wdrożenie i testy w systemie ERP

Dopiero teraz warto przejść do konfiguracji systemu ERP – takiego jak Streamsoft Prestiż. To w nim włącza się obsługę KSeF, wskazuje środowisko (testowe lub produkcyjne), ustawia parametr wysyłki (np. automatyczna wysyłka po zatwierdzeniu faktury), określa, które typy dokumentów podlegają KSeF oraz konfiguruje bufor wysyłki i importu.

W dobrze przygotowanym systemie mamy:

• bufor nadawczy, gdzie widać wszystkie faktury przeznaczone do wysyłki,

• możliwość sprawdzenia statusów, podejrzenia UPO i numerów KSeF,

• narzędzia filtrujące – np. listę faktur bez nadanego numeru,

• bufor importu faktur zakupowych z KSeF, z możliwością określenia, czy dana faktura ma trafić jako dokument magazynowy, koszt czy dokument w obiegu DMS.

Testy przeprowadzone na środowisku demonstracyjnym pozwalają wychwycić błędy zanim system zacznie działać „na żywo”.

 

 

KSeF a system ERP – przykład Streamsoft Prestiż

W praktyce wdrożenie KSeF w firmie produkcyjnej, handlowej czy usługowej trudno sobie wyobrazić bez integracji z systemem ERP. Transkrypcja webinarium pokazuje konkretne rozwiązania, jakie oferuje Streamsoft Prestiż.

System umożliwia:

• centralną konfigurację KSeF w ustawieniach (wskazanie środowiska, klucza publicznego, sposobu komunikacji),

• oznaczenie, którzy kontrahenci i które miejsca sprzedaży podlegają obsłudze KSeF,

• określenie, które typy dokumentów sprzedaży wysyłamy do KSeF, a które pozostają poza systemem,

• automatyczną wysyłkę faktur (np. „wyślij automatycznie po zatwierdzeniu”),

• podgląd faktury w formie HTML lub XML, możliwość pobrania pliku czy numeru KSeF,

• bufor importu dokumentów zakupowych z KSeF z wyborem ścieżki: zakup towaru, koszt, dokument DMS,

• konfiguratory kontrahentów, które zapamiętują sposób księgowania powtarzalnych dokumentów – dzięki czemu kolejne faktury z tej samej firmy przetwarza się szybciej.

Z perspektywy użytkownika kluczowe jest to, że wszystko dzieje się w jednym systemie: sprzedaż, zakupy, księgowość, produkcja, DMS. KSeF staje się kolejną funkcjonalnością, a nie osobną „łatą”, którą trzeba obsługiwać ręcznie.

  

Umów darmową konsultację

 

KSeF – korzyści i wyzwania

KSeF to bez wątpienia wyzwanie dla podatników, biur rachunkowych i dostawców oprogramowania. Wymusza uporządkowanie procesów, przemyślenie uprawnień, przygotowanie się na awarie. Jednocześnie niesie szereg realnych korzyści.

Po stronie biznesu zyskujemy przede wszystkim szybszy obieg dokumentów i łatwiejszy dostęp do nich w czasie rzeczywistym. Znika problem zagubionych faktur czy wielokrotnych próśb o dosłanie dokumentu. Standaryzacja danych ułatwia analizę, raportowanie i automatyzację.

Po stronie podatkowej i kontrolnej rośnie przejrzystość. Duplikaty faktur przestają być problemem, a urząd – mając dostęp do jednolitej struktury danych – może szybciej przeprowadzać czynności sprawdzające. To oznacza mniej wezwań, mniej ręcznych wyjaśnień i mniej „papierologii”.

W praktyce kluczowa jest jedna rzecz: dobre przygotowanie. Tam, gdzie firma świadomie przemyśli swoje procesy, przetestuje rozwiązania i przeszkoli ludzi, KSeF szybko przestaje być straszakiem i staje się kolejnym narzędziem, które po prostu „działa w tle”.

 

FAQ – najczęstsze pytania o KSeF

KSeF co to jest w jednym zdaniu?

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów, w którym wystawia się, wysyła, odbiera i przechowuje faktury ustrukturyzowane w formacie XML, zastępując tradycyjne faktury papierowe i PDF w rozliczeniach B2B.

Czy po wejściu KSeF mogę nadal wysyłać faktury mailem jako PDF?

Możesz wysyłać kopię faktury jako PDF, ale z punktu widzenia przepisów „prawdziwą” fakturą jest ta wystawiona w KSeF i to jej nadanie numeru KSeF decyduje o dacie doręczenia.

Co jeśli pomylę się na fakturze w KSeF?

Jeżeli faktura ma już nadany numer KSeF, nie da się jej anulować ani wycofać. Każdy błąd – zarówno w kwotach, jak i w danych nabywcy – poprawiasz fakturą korygującą.

Czy muszę przechowywać faktury we własnym systemie, skoro są w KSeF?

Przepisy przewidują przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat, ale z perspektywy biznesu warto utrzymywać własne archiwum – choćby po to, by niezależnie od dostępności systemów publicznych mieć pełny wgląd w dokumenty i powiązane z nimi procesy.

Jak najlepiej zacząć przygotowania do KSeF?

Najrozsądniej zacząć od analizy procesów – zidentyfikować źródła sprzedaży i zakupów, przeglądnąć procedury i umowy, przygotować scenariusze awaryjne, a dopiero potem przejść do konfiguracji systemu ERP i testów integracji. Dzięki temu KSeF nie zaskoczy Cię w 2026 roku – będziesz w niego wchodzić z już działającym, przetestowanym rozwiązaniem.

Jak działają korekty przy KSeF?

Korekty muszą być wystawione w KSEF. Będą posiadały specjalne oznaczenie „KOR”, mają zawierać dane faktury pierwotnej, której dotyczą. Przyczyna korekty nie będzie obowiązkowa. Wartości kwotowe będą wypełniane jako różnica w stosunku do kwoty zawartej w fakturze. Będzie można również wysłać korektę w trybie Offline.

Jak obsłużyć PZ i fakturę do PZ w KSeF?

Jest kilka możliwości obsłużenia tematu PZ i Faktury do PZ.
Sekcja jest aktywowana w przypadku importu dokumentu FPZ i umożliwia wskazanie sposobu realizacji dokumentu:
1. utworzenie Faktury do PZ wraz z automatycznym wygenerowaniem dokumentu magazynowego PZ
2. utworzenie Faktury do PZ powiązanej z dokumentami PZ istniejącymi w systemie Streamsoft, które zostały wskazane w polu Powiązania
3. realizacja 2 stopniowa za pomocą, której w pierwszej kolejności wygenerowany zostanie dokument PZ, a następnie powiązany z nim dokument zakupu FPZ.

 

  

Umów darmową konsultację