W polskich firmach faktura zwykle bywa plikiem PDF wysłanym mailem, a coraz częściej e‑fakturą dobrowolnie przesyłaną przez Krajowy System e‑Faktur (KSeF). Już za kilka kwartałów ta dobrowolność zniknie. Od 1 lutego 2026 r. (duże podmioty) i 1 kwietnia 2026 r. (wszyscy pozostali) każda faktura VAT wystawiana i odbierana w Polsce będzie musiała przejść przez państwową platformę. Dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw oznacza to gruntowny przegląd procesów finansowych. Wszystko, co dziś dzieje się w arkuszach, mailach i segregatorach, trzeba będzie ułożyć w strukturze FA(2) oraz w oknie czasowym narzuconym przez Ministerstwo Finansów. Jak przygotować się na KSeF? 

  

Od faktury papierowej do identyfikatora KSeF 

KSeF nie jest kolejnym modnym skrótem. To scentralizowany rejestr, który w czasie rzeczywistym: 

• przyjmuje fakturę wystawioną przez sprzedawcę, 

• nadaje jej unikatowy numer (KSeF ID), 

• udostępnia ją kontrahentowi, 

• przechowuje dokument przez 10 lat, 

• zwraca do systemu księgowego informację czy dokument został przyjęty albo odrzucony. 

Takie podejście upraszcza kontrolę skarbową, przyspiesza zwroty VAT i eliminuje problem duplikatów, ale wymaga absolutnej dyscypliny danych. KSeF przyjmuje tylko to, co znajduje się w sztywno zdefiniowanych polach XML. Każdy błąd (literówka w NIP‑ie, brak kodu GTU, niewłaściwa stawka) oznacza odrzucenie faktury i konieczność jej poprawy, zanim firma rozpozna przychód lub koszt. 

Zainteresowanie tematyką KSeF rośnie coraz bardziej jak pokazuje Google Trends i nie ma co się dziwić, w końcu zbliżają się ważne dla wszystkich firm terminy, o których warto pomyśleć już teraz. 

 

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy? 

Etap	Data startu	Kogo obejmuje	Konsekwencje
Dobrowolne e‑fakturowanie	trwa od 2022 r.	wszyscy podatnicy VAT	zachęty: szybszy zwrot VAT, brak duplikatów
Obowiązek dla dużych przedsiębiorstw	1 lutego 2026 r.	obrót > 200 mln zł w 2025 r.	zakaz faktur pdf/kasowych, numer KSeF na przelewie
Obowiązek dla pozostałych	1 kwietnia 2026 r.	wszyscy pozostali	to samo, ale z dwumiesięcznym buforem czasowym
Kary i numery KSeF w przelewach	1 sierpnia 2026 r.	wszyscy	sankcje do 100% wartości faktury za brak KSeF

 

Warto sprawdzić już teraz, kiedy taki obowiązek pojawi się w Twojej firmie i odpowiednio wcześnie zacząć się do tego przygotowywać. Dlaczego warto wystartować z pilotażem najpóźniej jesienią 2025 r.? Bo w praktyce potrzebujesz: 

• sprawdzenia integracji Twojego systemu ERP z KSeF, 

• miesiąca testów na środowisku MF, 

• szkolenia użytkowników, aktualizacji instrukcji i układów wydruków, 

• procedury awaryjnej (np. wystawienie offline). 

 

ERP jako centrum dowodzenia: co musisz wiedzieć o KSeF 

Przeniesienie fakturowania do KSeF naturalnie spycha rolę zwykłych edytorów PDF na margines i przenosi ciężar pracy na system ERP. To właśnie w ERP pojawia się numer KSeF, tu odbywa się walidacja danych i tu ląduje UPO potwierdzające przyjęcie dokumentu. Aby ten proces był szczelny, w systemie muszą zadziać się trzy rzeczy. 

1. Walidacja jeszcze przed wysyłką

Najlepsze rozwiązania nie pozwolą zapisać faktury, jeżeli brakuje informacji wymaganych w strukturze FA(2). Dzięki temu użytkownik widzi błąd od razu, a nie po godzinie, gdy serwer ministerstwa odeśle odmowę. 

2. Mapowanie słowników

Dane w e‑fakturze nie mogą być opisowe. Potrzebne są kody PKWiU, GTU, prawidłowe nazwy państw w ISO 3166 i poprawne stawki VAT. Jeśli kartoteki w Twoim ERP są zdublowane (np. „ABC Sp. z oo” oraz „ABC Sp. z o.o.”), musisz je scalić i ujednolicić. To samo dotyczy towarów: jeden kod = jedna nazwa = jedna stawka. Inaczej KSeF nie przyjmie dokumentu. 

3. Integracja z modułami kosztowymi

Jedną z większych korzyści KSeF jest automatyczny pobór faktur zakupowych. Gdy faktura przyjdzie z platformy, system powinien powiązać ją z zamówieniem, dekretować, wysłać do akceptacji kosztu i dodać do scedowanego JPK. Jeżeli w Twojej firmie akceptacja przebiega w pliku Excel, to ostatnia szansa, aby przejść na ścieżkę workflow w DMS. 

  

Harmonogram, który działa, czyli czas na spokojną migrację 

• Jesień 2025 to czyszczenie danych 

Sprawdź, czy każdy kontrahent ma właściwy NIP i kod kraju, czy karty materiałowe zawierają GTU i jednostki miary z załącznika MF, a towary nie mają pustych stawek VAT. Dobre ERP oferuje hurtowe uzupełnianie braków. 

• Zima 2025/26 to pilotaż na środowisku testowym MF 

Ministerstwo udostępnia sandbox. Wysyłaj więc prawdziwe (lub zanonimizowane) faktury i monitoruj odrzuty. Dzięki temu wiesz, ile czasu mija od zatwierdzenia do UPO i jak zachowuje się ERP, gdy serwer MF nie odpowiada. 

• Styczeń 2026 to czas na szkolenia i procedury awaryjne 

Użytkownicy muszą wiedzieć: kiedy kliknąć „Wyślij ponownie”, jak sprawdzić status i co zrobić, gdy KSeF jest offline. Dobrze napisana instrukcja jest bezcenna. 

• Luty/kwiecień 2026 to już start obowiązkowy 

Dwa pierwsze miesiące wymagają czujności. Monitoruj odrzuty, przeglądaj raport błędów i wprowadzaj drobne korekty słowników. Po tym czasie proces powinien zacząć działać rutynowo. 

  

Obejrzyj nagranie z naszego webinaru:

Jak KSeF wpłynie na produkcję i logistykę? 

W firmie produkcyjnej faktura to nie tylko dokument księgowy. Jej status steruje przecież całą logistyką. Jak? 

• Sprzedaż, bo wysyłka nie wyjdzie z magazynu, dopóki e‑faktura nie otrzyma UPO. Warto więc ustawić w ERP alert „wysłane – brak UPO 30 min”, żeby uniknąć opóźnień. 

• Zakupy, bo zamknięcie PZ i przyjęcie surowców na stan może zależeć od tego, czy KSeF przyjął fakturę od dostawcy. Automatyczny import skraca czas od dostawy do rozchodowania materiału na produkcję. 

• Reklamacje, kiedy korekta sprzedaży wysłana przez klienta trafia przez KSeF, ERP powinien podpiąć ją do RMA i spiąć z dokumentem magazynowym, by przeniesienie zwróconego towaru było jedną operacją. 

 

Zastanawiasz się pewnie po co właściwie to wszystko? Poznaj pięć realnych korzyści, które odczujesz po wdrożeniu KSeF: 

• Koniec z ciągłymi pytaniami czy faktura doszła, bo status widzisz online, a dodatkowo klient nie może twierdzić, że mail wpadł do spamu. 

• Szybszy zwrot VAT, ponieważ MF zapowiada skrócenie terminu dla firm korzystających z KSeF od pierwszego dnia. 

• Automatyczna archiwizacja, o którą dba ktoś inny – dokumenty leżą 10 lat na serwerze ministerstwa, więc firma nie musi kalkulować kosztu przechowywania. 

• Mniej błędów w księdze, bo walidacja przed wysyłką i jednorodne słowniki eliminują literówki i złe GTU. 

• Łatwiejsze analizy dzięki temu, że numer KSeF staje się uniwersalnym kluczem w hurtowni danych. Łatwiej policzysz marżę produktów, gdy sprzedaż i korekty połączysz po jednym ID. 

 

Umów darmową konsultację 

Wyjątki częściowe i czasowe dokumentów dla KSeF 

A czy wiesz, że nie wszystkie dokumenty potwierdzające sprzedaż będą musiały przechodzić przez KSeF? Ustawodawca przewidział kilka wyjątków (częściowych lub czasowych). W praktyce oznacza to, że w 2025 r. nadal będziemy wystawiać poza platformą m.in.: 

• Bilety spełniające funkcję faktury, np. kolejowe, autobusowe, lotnicze czy paragony z autostrady. 

• Faktury uproszczone (paragony z NIP do 450 zł zwolnione do 1 sierpnia 2026 r. 

• Faktury generowane przez kasy fiskalne wyłączone z KSeF do końca 2026 r. 

• Dokumenty OSS/IOSS wystawiane w rozliczeniach unijnych B2C (sprzedaż dla konsumentów w UE). 

• Faktury VAT RR potwierdzające zakupy od rolników ryczałtowych (obowiązek dopiero od 1 kwietnia 2026 r., wcześniej mogą, ale nie muszą, trafiać do systemu). 

• Noty księgowe obciążeniowe, korygujące i inne – KSeF ich nie obejmuje. 

• Faktury dla konsumentów (B2C) o ile nabywca nie poprosi o dokument w KSeF, mogą być wystawione tradycyjnie. 

Świadomość tych wyjątków ułatwi firmom ustawienie procesów sprzedażowych i księgowych jeszcze przed startem obowiązkowego e-fakturowania. 

  

Streamsoft Prestiż, czyli przykład gotowej integracji 

Użytkownicy Streamsoft Prestiż nie instalują zewnętrznych konektorów. Wersja 7.2 ma wbudowaną komunikację REST z KSeF, w efekcie czego: 

• e‑faktura powstaje w module handlowo‑magazynowym, po zapisie system wysyła ją w tle i aktualizuje status, 

• panel finansowo‑księgowy automatycznie pobiera i dekretuje faktury zakupowe, 

• rozrachunki podpowiadają numer KSeF w przelewie bankowym, 

• droga awaryjna (offline XML) pozwala wystawić dokument w czasie awarii serwisu MF i przesłać go później jednym kliknięciem. 

Dzięki jednemu środowisku ERP spójność danych jest naturalną konsekwencją, nie projektem informatycznym. System ERP musi być odpowiednio przygotowany, aby umożliwić Ci dalszą pracę i oszczędzić kosztownych niespodzianek. 

  

Co zrobić dziś, aby 1 lutego 2026 r. nas nie zaskoczył? 

• Wyciągnij kartoteki bez GTU i uzupełnij braki. 

• Przejrzyj bazę kontrahentów i zduplikowane wpisy usuń lub scal. 

• Włącz pilotaż KSeF dla chociaż jednego strumienia faktur (np. sprzedaż krajowa). 

• Opisz w procedurze księgowej, co robić, gdy KSeF zwróci błąd lub serwis będzie niedostępny. 

• Zaplanuj krótkie, praktyczne szkolenie dla użytkowników, m. in. jak wygląda faktura przyjęta, odrzucona, w buforze itp. 

KSeF nie jest kolejnym modnym dodatkiem do oprogramowania, lecz zmianą sposobu myślenia o samym dokumencie. Im wcześniej firma przeniesie fakturowanie do ERP, tym szybciej przekona się, że e‑faktura może działać… rutynowo i bezpiecznie. To także moment na przegląd wszystkich procesów: od struktury kartotek, przez obieg dokumentów, po obsługę płatności. Firma produkcyjna, która działa na zintegrowanym ERP (np. Streamsoft Prestiż), ma przewagę – większość klocków jest już na miejscu, trzeba je tylko właściwie połączyć i przetestować. 

 

Przejrzyj naszą checklistę kroków do wdrożenia:

 

A czy Twoja firma jest już gotowa na KSeF? A może potrzebujesz wdrożenia systemu ERP? Porozmawiajmy i sprawdźmy możliwości.