Inwentaryzacja w wielu firmach nadal kojarzy się z ręcznym liczeniem, papierowymi arkuszami, poprawkami i długimi godzinami spędzonymi w magazynie po godzinach pracy. Tymczasem nowoczesne systemy ERP umożliwiają przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób znacznie szybszy, dokładniejszy i mniej obciążający dla zespołu. Kluczowym elementem tej zmiany są kody GS1, które porządkują identyfikację towarów, partii i jednostek logistycznych.
W praktyce GS1 nie jest jedynie standardem od kodów kreskowych. To spójny język identyfikacji, który odpowiednio wykorzystany w ERP radykalnie zmienia sposób pracy magazynu i jakość danych inwentaryzacyjnych.
Czym są kody GS1 i dlaczego mają znaczenie w ERP?
System GS1 to międzynarodowy standard identyfikacji stosowany w logistyce, handlu i produkcji. Umożliwia jednoznaczne oznaczanie produktów, jednostek logistycznych, lokalizacji, partii i dat przydatności w sposób czytelny zarówno dla ludzi, jak i systemów informatycznych.
W kontekście systemu ERP najważniejsze jest to, że kody GS1 przenoszą do systemu precyzyjne dane, a nie tylko numer indeksu. Oznacza to, że jeden skan może zawierać informację o:
- konkretnym towarze,
- numerze partii lub serii,
- dacie produkcji lub przydatności,
- ilości,
- jednostce logistycznej (np. palecie).
Dzięki temu ERP dostaje komplet informacji bezpośrednio z kodu.
Inwentaryzacja bez GS1 – gdzie pojawiają się problemy?
W firmach, które nie korzystają z kodów GS1, inwentaryzacja często opiera się na ręcznym przypisywaniu towarów do kartotek magazynowych. W praktyce prowadzi to do kilku powtarzalnych problemów.
Pracownicy magazynu muszą ręcznie identyfikować towar, sprawdzać numery partii lub daty ważności, a następnie wprowadzać dane do systemu. Przy dużej liczbie indeksów, podobnych opakowaniach lub produkcji seryjnej bardzo łatwo o pomyłki. Często pojawiają się też różnice między stanem fizycznym a systemowym, których przyczyny trudno później jednoznacznie ustalić.
Brak standaryzacji powoduje również, że dane z inwentaryzacji są trudne do analizy i porównania w czasie, co obniża ich wartość zarządczą.
Jak kody GS1 usprawniają inwentaryzację w systemie ERP?
Zastosowanie kodów GS1 w połączeniu z ERP diametralnie zmienia przebieg inwentaryzacji. Kluczową różnicą jest automatyzacja identyfikacji. Pracownik nie interpretuje danych, tylko je skanuje.
W praktyce proces wygląda inaczej już od pierwszego kroku. Towar oznaczony kodem GS1 jest jednoznacznie identyfikowany w systemie ERP. Skaner przekazuje do Streamsoft Prestiż komplet informacji, które automatycznie przypisywane są do właściwej kartoteki, partii i lokalizacji magazynowej.
System nie tylko przyspiesza liczenie, ale również znacząco ogranicza liczbę błędów. Nie ma potrzeby ręcznego wyboru indeksu ani wpisywania numerów partii – wszystko trafia do ERP dokładnie tak, jak zostało zakodowane.
Inwentaryzacja partii, serii i dat to realna przewaga GS1
Szczególną wartość kody GS1 wnoszą w firmach, które pracują na partiach produkcyjnych, numerach serii lub datach ważności. W tradycyjnym podejściu to właśnie te informacje są najczęstszym źródłem rozbieżności inwentaryzacyjnych.
Dzięki GS1 możliwe jest jednoznaczne przypisanie liczonego towaru do konkretnej partii lub serii już na etapie skanowania. ERP rejestruje nie tylko ilość, ale również pełen kontekst magazynowy. W efekcie inwentaryzacja nie sprowadza się wyłącznie do pytania „ile jest”, ale również „czego dokładnie i z jakiej partii”.
To ma ogromne znaczenie nie tylko dla magazynu, ale również dla jakości, traceability i późniejszych analiz produkcyjnych.
Integracja GS1 z inwentaryzacją w Streamsoft Prestiż
Streamsoft Prestiż umożliwia wykorzystanie kodów GS1 w procesach magazynowych i inwentaryzacyjnych w sposób spójny z pozostałymi modułami systemu. Dane pozyskane podczas inwentaryzacji są natychmiast dostępne dla produkcji, zakupów, sprzedaży i finansów.
Oznacza to, że różnice inwentaryzacyjne nie są oderwanym raportem, ale realnym zdarzeniem gospodarczym, które wpływa na stany magazynowe, koszty i dalsze planowanie. System pozwala analizować przyczyny odchyleń, identyfikować miejsca powstawania błędów i stopniowo poprawiać jakość danych.
W dłuższej perspektywie inwentaryzacja przestaje być jednorazowym obowiązkiem, a staje się elementem ciągłej kontroli magazynu.
Wpływ GS1 na czas, koszty i jakość danych inwentaryzacyjnych
Firmy, które wdrażają kody GS1 w połączeniu z ERP, bardzo szybko zauważają wymierne efekty. Inwentaryzacja trwa krócej, angażuje mniej osób i powoduje mniejsze zakłócenia w bieżącej pracy magazynu. Równie istotna jest poprawa jakości danych: różnice inwentaryzacyjne są mniejsze, a ich analiza znacznie prostsza.
Dla zarządu oznacza to większe zaufanie do danych magazynowych, a dla działów operacyjnych mniejszą liczbę gaszenia pożarów wynikających z niezgodności stanów.
Kody GS1 jako fundament nowoczesnego zarządzania magazynem w ERP
Inwentaryzacja to tylko jeden z obszarów, w których kody GS1 pokazują swoją realną wartość. W połączeniu z systemem ERP stają się fundamentem uporządkowanego, przewidywalnego i skalowalnego zarządzania magazynem oraz produkcją. Dla firm korzystających ze Streamsoft Prestiż wdrożenie GS1 nie jest dodatkiem technologicznym, ale krokiem w stronę większej dojrzałości procesowej. To przejście od ręcznego sprawdzania do zarządzania opartego na wiarygodnych, spójnych danych.
Jeżeli inwentaryzacja w Twojej firmie nadal jest czasochłonnym i stresującym obowiązkiem, warto spojrzeć na nią nie jak na problem organizacyjny, lecz jak na sygnał, że czas wykorzystać pełen potencjał ERP i standardów GS1.
Chcesz porozmawiać o systemie do zarządzania produkcją? Umów się z nami na darmową konsultację.
