Branża FMCG od lat mierzy się z ogromnym tempem zmian, rosnącymi oczekiwaniami konsumentów i coraz ostrzejszą konkurencją. Produkty szybkozbywalne – od soków i jogurtów po kosmetyki czy detergenty – mają swoją specyfikę. Szybko się sprzedają, ale równie szybko tracą na wartości, gdy minie ich termin przydatności. Właśnie dlatego w firmach produkcyjnych i dystrybucyjnych kluczowe staje się pytanie: FIFO czy FEFO? Obie metody rotacji zapasów są stosowane od lat, ale w praktyce różnią się zarówno sposobem działania, jak i konsekwencjami biznesowymi.
FIFO – prostota, która się sprawdza w stabilnych warunkach
FIFO, czyli First In, First Out, to jedna z najbardziej znanych i intuicyjnych metod rotacji zapasów. Jej istota polega na tym, że produkty wydawane z magazynu są w tej samej kolejności, w jakiej zostały przyjęte. FIFO sprawdza się w sytuacjach, gdy towar ma stosunkowo długi termin ważności i nie ma ryzyka, że partie będą się przeterminowywać zanim trafią do klienta.
Dla producenta napojów gazowanych FIFO będzie rozwiązaniem w pełni wystarczającym. Butelki wody czy coli mają co najmniej rok trwałości, a ich rotacja jest na tyle szybka, że starsze partie i tak znikną z półek, zanim na magazyn przyjadą kolejne. W takim przypadku FIFO pomaga w utrzymaniu porządku, zapewnia stabilną wycenę zapasów i pozwala na przewidywalną pracę magazynierów.
Problem zaczyna się wtedy, gdy produkt ma krótszy termin przydatności, a kolejne partie dostaw różnią się między sobą datami ważności. FIFO nie bierze tego pod uwagę – liczy się tylko kolejność przyjęcia. I tu właśnie widać ograniczenie tej metody.
FEFO – odpowiedź na wyzwania FMCG
FEFO, czyli First Expired, First Out, powstało jako odpowiedź na te braki. Tutaj o kolejności wydania decyduje nie data przyjęcia, ale termin przydatności. Jeśli do magazynu trafiły dwie partie jogurtów – jedna w poniedziałek z datą ważności 25 sierpnia, a druga we wtorek z datą 20 sierpnia – system wskaże do wydania tę z krótszym terminem. W praktyce oznacza to dużo lepsze dopasowanie do realiów FMCG, gdzie każdy dzień może decydować o tym, czy produkt trafi do sprzedaży, czy do utylizacji.
Dla producentów nabiału, mięsa czy pieczywa FEFO jest praktycznie koniecznością. Dzięki niemu minimalizuje się straty, a klienci – w tym sieci handlowe – mają gwarancję, że dostają towar z możliwie długim okresem przydatności. Wdrożenie FEFO wymaga jednak znacznie większej precyzji. Trzeba kontrolować partie na poziomie dat, oznaczać je kodami kreskowymi lub numerami seryjnymi i korzystać z oprogramowania, które zautomatyzuje ten proces.
Jak ERP wspiera FIFO i FEFO w praktyce?
Ręczne zarządzanie rotacją w firmach FMCG jest praktycznie niewykonalne. Nawet średniej wielkości producent ma tysiące kartotek, setki partii i kilkudziesięciu odbiorców, którzy oczekują sprawnych i bezbłędnych dostaw. Tu właśnie swoją rolę odgrywa system ERP wyposażony w moduły gospodarki magazynowej i WMS.
W przypadku FIFO system automatycznie sugeruje wydanie towarów zgodnie z kolejnością przyjęcia, pozwala prowadzić gospodarkę wielomagazynową i ułatwia raportowanie wartości zapasów. Dzięki temu kontrola finansowa i logistyczna są ze sobą spójne, a magazynier nie musi zastanawiać się, którą partię wybrać.
FEFO wymaga jeszcze bardziej zaawansowanych funkcjonalności. ERP rejestruje terminy ważności na poziomie partii, przypisuje je do kartotek i w procesie kompletacji wskazuje, które towary powinny zostać wydane w pierwszej kolejności. System integruje się z aplikacjami mobilnymi, skanerami kodów kreskowych czy RFID, co sprawia, że magazynier nie musi sprawdzać dat na etykietach, system sam podpowiada właściwe partie. Co więcej, generuje raporty o zbliżających się terminach, dając firmie czas na działania promocyjne, wyprzedaże lub przesunięcia między magazynami.
Przykłady z życia produkcji FMCG
Weźmy dwa różne scenariusze. Producent konserw stosuje FIFO i jest zadowolony – jego produkty mogą leżeć na półce dwa lata, a sprzedaż jest stabilna. Ale producent świeżych soków, który dostarcza do dużej sieci handlowej, musi stosować FEFO. Sieć wymaga, by w momencie dostawy co najmniej 70% terminu przydatności było jeszcze dostępne. Bez systemowego wsparcia nie da się spełnić takiego warunku, a jego niespełnienie oznacza zerwanie kontraktu.
Część firm decyduje się na strategię mieszaną. FIFO jest stosowane w odniesieniu do trwałych produktów, a FEFO tam, gdzie kluczowe są daty. ERP pozwala na ustawienie różnych reguł dla różnych grup asortymentowych, dzięki czemu polityka rotacji staje się elastyczna i dopasowana do specyfiki towaru.
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
Firmy, które dopiero wchodzą w temat rotacji zapasów, często popełniają te same błędy. Pierwszym z nich jest brak jednolitej polityki: jeśli jeden magazyn działa według FIFO, a inny według FEFO, szybko pojawia się chaos. Drugim jest próba ręcznej kontroli dat ważności. W praktyce przy dużych wolumenach jest to niemożliwe, a pomyłki kończą się stratami finansowymi i niezadowoleniem klientów.
Kolejnym błędem jest brak raportowania i alertów. Samo stosowanie zasad to za mało – system musi przypominać o zbliżających się terminach i pokazywać dane o rotacji w czasie rzeczywistym. Wreszcie, częstym problemem jest niedopasowanie do wymagań klientów. Sieci handlowe mają swoje standardy i jeśli nie można ich spełnić, towar wraca, a firma traci kontrakt. ERP pozwala ustawić parametry tak, by spełniać oczekiwania partnerów handlowych i jednocześnie minimalizować ryzyko strat.
FIFO czy FEFO – co wybrać?
Nie ma jednej odpowiedzi, która metoda jest lepsza. Wszystko zależy od specyfiki asortymentu i rynku, na którym działa firma. FIFO jest prostsze, mniej wymagające i dobrze sprawdza się w przypadku produktów trwałych. FEFO to rozwiązanie bardziej zaawansowane, wymagające lepszego systemu i procesów, ale w przypadku świeżych produktów FMCG jest wręcz konieczne.
Najważniejsze jest to, że bez względu na wybór, system ERP z modułem WMS staje się niezbędnym wsparciem. To on eliminuje błędy ludzkie, automatyzuje procesy i zapewnia, że polityka rotacji zapasów będzie działać zgodnie z założeniami.
Strategie zarządzania zapasami
Pytanie „FIFO czy FEFO?” to w rzeczywistości pytanie o strategię zarządzania zapasami, która decyduje o konkurencyjności firmy w branży FMCG. Stawką są nie tylko straty wynikające z przeterminowanych produktów, ale też relacje z klientami i płynność finansowa. Firmy, które świadomie wybierają metodę i wspierają ją odpowiednim systemem ERP, zyskują przewagę w postaci niższych kosztów, sprawniejszej logistyki i większej satysfakcji odbiorców.
Potrzebujesz wparcia w zakresie ustalenia procesu zarządzania zapasami w swoim ERP?.
