Sprzedaż, zakupy i gospodarka magazynowa są ze sobą bezpośrednio powiązane. Przyjęcie zamówienia od klienta wymaga informacji o cenach i warunkach handlowych, dostępności produktów oraz możliwości ich wydania. Z kolei decyzje zakupowe powinny uwzględniać aktualny stan magazynu, wcześniejsze zapotrzebowanie i dostawy, które są już w drodze. 

Jeżeli każdy z tych obszarów pracuje na innych danych lub wymaga przenoszenia informacji pomiędzy aplikacjami, rośnie liczba ręcznych operacji. Handlowiec sprawdza warunki sprzedaży, magazyn weryfikuje dostępność, dział zakupów analizuje zapasy, a dokumenty powstające na kolejnych etapach trzeba ze sobą powiązać. 

Moduł handlowo-magazynowy ERP pozwala prowadzić ten proces w jednym środowisku. W Streamsoft Prestiż obejmuje drogę od przygotowania oferty i zamówienia, przez obsługę dostaw oraz operacji magazynowych, aż po wystawienie faktury. Dane wprowadzone na jednym etapie mogą być wykorzystywane w kolejnych, bez konieczności ich ponownego przepisywania. 

Od oferty do zamówienia klienta w systemie ERP 

Proces sprzedażowy może rozpocząć się od przygotowanej wcześniej oferty. W Streamsoft Prestiż można przekształcić ją bezpośrednio w zamówienie, dzięki czemu informacje znajdujące się już w systemie są wykorzystywane w dalszej obsłudze klienta. Zamówienie może zostać również utworzone od podstaw. 

Istotne jest to, co dzieje się później. Zamówienie nie funkcjonuje jako niezależny dokument, który trzeba ręcznie przepisywać do kolejnych części systemu. Może stać się podstawą dalszych operacji magazynowych i sprzedażowych, aż do wystawienia faktury. 

Powstaje w ten sposób spójny obieg: 

oferta → zamówienie → operacje magazynowe → faktura. 

Dla firmy oznacza to możliwość prześledzenia procesu realizacji zamówienia na podstawie powiązanych ze sobą informacji. 

Cenniki, rabaty i promocje bez każdorazowego sprawdzania warunków sprzedaży 

Przy większej liczbie klientów i produktów ręczna kontrola cen szybko staje się problematyczna. Jeden kontrahent może mieć indywidualny cennik, określona grupa produktów może podlegać innym zasadom, a dodatkowo firma może prowadzić czasowe promocje lub stosować rabaty. W module handlowo-magazynowym Streamsoft Prestiż system automatycznie pobiera ceny z kartotek oraz odpowiednich cenników. 

Cenniki mogą być przypisywane do konkretnych kontrahentów, grup towarowych lub pojedynczych produktów. Możliwe jest również definiowanie rabatów i promocji czasowych, wraz z określeniem okresu ich obowiązywania oraz produktów, których dana promocja nie powinna obejmować. 

Ma to praktyczne znaczenie w codziennej pracy działu sprzedaży. Handlowiec nie musi przy każdym zamówieniu odrębnie sprawdzać, jakie warunki obowiązują konkretnego klienta i dany produkt. System wykorzystuje zapisane wcześniej reguły. Ogranicza to zarówno czas potrzebny na obsługę zamówienia, jak i ryzyko zastosowania niewłaściwej ceny czy rabatu. O tym jak istotne są marże na produkcji przeczytasz w innym artykule.

Jeden obieg dokumentów sprzedażowych i magazynowych 

Samo przyspieszenie wystawiania dokumentów nie rozwiązuje problemu, jeżeli informacje nadal trzeba przenosić pomiędzy kolejnymi etapami procesu. Dlatego znaczenie ma powiązanie zamówienia z dokumentami powstającymi podczas jego realizacji. W Streamsoft Prestiż zamówienia, dokumenty magazynowe i faktury funkcjonują w jednym obiegu. 

W praktyce dane wprowadzone podczas obsługi klienta mogą być wykorzystywane podczas dalszej realizacji zamówienia. Ograniczona zostaje liczba sytuacji, w których pracownik musi ponownie wprowadzać informacje znajdujące się już w systemie. 

Im większa skala działalności, tym większe znaczenie ma takie uporządkowanie procesu. Przy setkach lub tysiącach operacji miesięcznie nawet niewielka liczba dodatkowych czynności przy każdym dokumencie przekłada się na znaczące obciążenie administracyjne. 

EDI w ERP – elektroniczna wymiana dokumentów z kontrahentami 

Ręczne przepisywanie danych nie musi dotyczyć wyłącznie operacji wykonywanych wewnątrz przedsiębiorstwa. Podobny problem występuje w wymianie informacji z klientami i dostawcami. Jednym ze sposobów jego ograniczenia jest EDI, czyli elektroniczna wymiana dokumentów. 

Dzięki EDI dokumenty mogą trafiać bezpośrednio do systemu, bez konieczności ich ponownego ręcznego wprowadzania. W przedstawionym rozwiązaniu dotyczy to między innymi zamówień, zapytań, umów czy faktur. 

Takie podejście ma znaczenie przede wszystkim tam, gdzie liczba wymienianych dokumentów jest duża. Automatyzacja przepływu danych pozwala ograniczyć pracę administracyjną i zmniejsza ryzyko pomyłek pojawiających się podczas ręcznego przepisywania informacji. 

Integracja ERP z marketplace i innymi systemami przez API 

Źródłem zamówień coraz częściej nie jest jeden kanał sprzedaży. Firma może obsługiwać klientów bezpośrednio, współpracować z partnerami oraz prowadzić sprzedaż za pośrednictwem zewnętrznych platform. 

Streamsoft Prestiż może integrować się z marketplace’ami udostępniającymi API. Pozwala to przekazywać informacje pomiędzy platformą a systemem ERP bez budowania odrębnego, ręcznego procesu obsługi danych. Produkty mogą być również automatycznie rozpoznawane i parowane między innymi za pomocą kodów EAN. 

Jest to szczególnie istotne na początku realizacji zamówienia. Błąd w identyfikacji produktu lub przepisaniu jego danych może przejść na kolejne etapy procesu: dokumenty magazynowe, wydanie czy fakturę. Automatyczne przekazywanie i rozpoznawanie danych ogranicza liczbę miejsc, w których taki błąd może powstać. 

Planowanie zakupów na podstawie stanów magazynowych i zapotrzebowania 

Moduł handlowo-magazynowy nie kończy się na obsłudze sprzedaży. Drugim istotnym obszarem jest zapewnienie dostępności towarów i materiałów potrzebnych przedsiębiorstwu. Decyzja zakupowa nie powinna wynikać wyłącznie z informacji o aktualnym stanie magazynu. 

Jeżeli dzisiaj znajduje się w nim 500 sztuk produktu, sama ta liczba niewiele mówi o rzeczywistej dostępności w kolejnych dniach. Trzeba uwzględnić również wcześniejsze zapotrzebowanie oraz dostawy, które zostały już zamówione i są w drodze. 

Streamsoft Prestiż analizuje te informacje i na ich podstawie może podpowiedzieć: 

• co należy zamówić, 

• w jakiej ilości, 

• w jakim terminie, 

• u jakiego dostawcy. 

W procesie może być uwzględniony również aspekt cenowy zakupu. Dział zakupów otrzymuje więc informacje potrzebne do podjęcia decyzji bez konieczności ręcznego zestawiania kilku niezależnych źródeł danych. 

Jak ERP pomaga ograniczać braki i nadmierne zapasy? 

Zarządzanie zapasem wymaga znalezienia równowagi pomiędzy dwoma ryzykami. Zbyt niski poziom zapasów może oznaczać brak możliwości realizacji zamówienia w oczekiwanym terminie. Nadmierny zapas powoduje natomiast niepotrzebne zaangażowanie kapitału w towary, które przez dłuższy czas pozostają w magazynie. 

Dlatego przy podejmowaniu decyzji zakupowych istotna jest nie tylko informacja o tym, ile towaru znajduje się obecnie w magazynie. Użytkownik powinien wiedzieć również, czego może wkrótce zabraknąć. 

System analizujący aktualne stany, zapotrzebowanie i planowane dostawy pozwala spojrzeć na zapas w szerszej perspektywie. Celem jest utrzymywanie takiego poziomu dostępności, który pozwala realizować potrzeby firmy bez nieuzasadnionego zwiększania wartości magazynu. 

Od zakupu bezpośrednio do przyjęcia towaru na magazyn 

Spójność procesu dotyczy również przyjęcia dostawy. Dokument zakupu w Streamsoft Prestiż może bezpośrednio przyjąć towar na magazyn. Jeżeli pojawi się konieczność korekty, korekty ilościowe i wartościowe mogą być wykonywane w ramach jednej operacji. Ogranicza to liczbę niezależnych działań potrzebnych do zarejestrowania tego samego zdarzenia gospodarczego. 

Informacja o zakupie jest dzięki temu powiązana ze zmianą stanu magazynowego, co pozwala utrzymać aktualność danych wykorzystywanych później przez sprzedaż i kolejne procesy zakupowe. 

Dokumenty magazynowe w systemie ERP 

Gospodarka magazynowa wymaga obsługi wielu rodzajów dokumentów, które odpowiadają różnym operacjom wykonywanym na towarze. Streamsoft Prestiż automatycznie kontroluje numerację, stany oraz powiązania pomiędzy dokumentami magazynowymi, w tym: 

WZ – wydanie zewnętrzne, 

PZ – przyjęcie zewnętrzne, 

RW – rozchód wewnętrzny, 

PW – przychód wewnętrzny, 

MM – przesunięcie międzymagazynowe, 

IN+ i IN- – dokumenty związane z różnicami inwentaryzacyjnymi. 

System obsługuje również zamówienia wewnętrzne, przesunięcia między oddziałami, zmianę indeksów, opakowania i kaucjonowanie oraz inwentaryzację prowadzoną według wybranego schematu. W efekcie operacje magazynowe pozostają powiązane z procesami sprzedażowymi i zakupowymi, zamiast funkcjonować jako osobna ewidencja. 

Czytniki kodów, kolektory danych i inne urządzenia w magazynie 

Kolejnym sposobem ograniczania ręcznej pracy jest wykorzystanie urządzeń bezpośrednio podczas operacji magazynowych. Streamsoft Prestiż może współpracować z czytnikami kodów, kolektorami danych, wagami, drukarkami etykiet oraz urządzeniami fiskalnymi. Towar może zostać przyjęty, wydany lub przesunięty poprzez zeskanowanie jego etykiety. Pracownik nie musi za każdym razem ręcznie wpisywać kodu produktu. 

W praktyce ma to znaczenie nie tylko dla szybkości pracy. Ręczne wprowadzanie identyfikatorów produktów jest kolejnym miejscem, w którym może pojawić się pomyłka. Skanowanie pozwala ograniczyć liczbę takich operacji i sprawniej rejestrować rzeczywisty przepływ towaru. 

Dlaczego warto połączyć sprzedaż, zakupy i magazyn w jednym systemie? 

Z perspektywy pojedynczego działu osobne narzędzie może wydawać się wystarczające. Problem pojawia się na styku procesów. Handlowiec potrzebuje aktualnej informacji o produkcie i warunkach sprzedaży. Dział zakupów powinien wiedzieć, czego firma będzie potrzebowała i jakie dostawy już zostały zamówione. Magazyn rejestruje rzeczywiste przyjęcia, wydania i przesunięcia. Informacje o tych zdarzeniach wpływają następnie na kolejne decyzje sprzedażowe i zakupowe. 

Jeżeli dane przepływają pomiędzy tymi obszarami automatycznie, firma może szybciej realizować zamówienia i ograniczać liczbę czynności administracyjnych. Aktualne dane pozwalają również zarządowi analizować sytuację przedsiębiorstwa na podstawie rzeczywistych informacji znajdujących się w systemie. 

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda obsługa tych procesów w praktyce, obejrzyj nagranie prezentujące moduł handlowo-magazynowy Streamsoft Prestiż. 

Jak wygląda proces handlowo-magazynowy w Streamsoft Prestiż? 

W zależności od organizacji pracy przedsiębiorstwa proces może obejmować: 

ofertę → zamówienie klienta → weryfikację warunków cenowych → realizację magazynową → fakturę. 

Równolegle system wspiera proces zakupowy: 

analiza zapasu i zapotrzebowania → sugestia zakupu → zamówienie → dostawa → przyjęcie magazynowe. 

Oba procesy spotykają się w gospodarce magazynowej. 

Sprzedaż zmienia zapotrzebowanie i dostępność towarów. Zakupy uzupełniają zapas. Operacje magazynowe aktualizują rzeczywisty stan, który ponownie jest wykorzystywany podczas obsługi klientów i planowania kolejnych zakupów. Dzięki temu moduł handlowo-magazynowy tworzy wspólne środowisko dla procesów, które w praktyce biznesowej są od siebie zależne. 

FAQ: moduł handlowo-magazynowy ERP 

Co to jest moduł handlowo-magazynowy ERP? 

Moduł handlowo-magazynowy jest częścią systemu ERP wspierającą procesy związane ze sprzedażą, zakupami i gospodarką magazynową. W Streamsoft Prestiż obejmuje między innymi oferty i zamówienia, cenniki i rabaty, dokumenty sprzedażowe i magazynowe, planowanie zakupów, obsługę stanów magazynowych oraz integracje z zewnętrznymi systemami i urządzeniami. 

Jak ERP wspiera obsługę zamówienia klienta? 

Proces może rozpocząć się od oferty, która zostaje przekształcona w zamówienie, lub od utworzenia zamówienia bezpośrednio w systemie. Następnie dane są wykorzystywane podczas dalszej realizacji, tworzenia dokumentów magazynowych oraz faktury. Ogranicza to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. 

Czy system ERP może automatycznie stosować ceny i rabaty? 

Tak. Streamsoft Prestiż może pobierać ceny z kartotek i odpowiednich cenników. Cenniki można przypisywać do kontrahentów, grup towarowych lub konkretnych produktów. System pozwala również obsługiwać rabaty i czasowe promocje oraz określać ich zakres obowiązywania. 

Jak system ERP wspiera planowanie zakupów? 

System może analizować aktualne stany magazynowe, wcześniejsze zapotrzebowanie oraz dostawy znajdujące się w drodze. Na tej podstawie podpowiada, co należy zamówić, w jakiej ilości i terminie oraz u jakiego dostawcy. W procesie może być uwzględniona również optymalizacja cenowa. 

Czy Streamsoft Prestiż obsługuje EDI? 

Tak. Elektroniczna wymiana dokumentów pozwala przekazywać informacje bezpośrednio pomiędzy systemami. W przedstawionym rozwiązaniu do systemu mogą w ten sposób trafiać między innymi zamówienia, zapytania, umowy i faktury, bez konieczności ich ręcznego przepisywania. 

Czy Streamsoft Prestiż można zintegrować z marketplace? 

System może integrować się z marketplace’ami, które udostępniają odpowiednie API. Pozwala to automatyzować przepływ danych pomiędzy platformami sprzedażowymi a ERP. Produkty mogą być dodatkowo rozpoznawane i parowane między innymi za pomocą kodów EAN. 

Jakie dokumenty magazynowe obsługuje Streamsoft Prestiż? 

System obsługuje między innymi dokumenty WZ, PZ, RW, PW, MM oraz IN+ i IN-. Kontroluje ich numerację, stany i wzajemne powiązania. Obejmuje również operacje takie jak przesunięcia między oddziałami, zamówienia wewnętrzne czy inwentaryzacja. 

Czy system ERP może współpracować z czytnikami kodów i kolektorami danych? 

Tak. Streamsoft Prestiż może być zintegrowany między innymi z czytnikami kodów, kolektorami danych, wagami, drukarkami etykiet i urządzeniami fiskalnymi. Dzięki temu część operacji magazynowych może być wykonywana przez zeskanowanie etykiety produktu zamiast ręcznego wpisywania jego kodu. 

Jak ERP pomaga utrzymać optymalny poziom zapasów? 

System zestawia informacje o aktualnym stanie magazynu z zapotrzebowaniem oraz planowanymi dostawami. Dzięki temu użytkownik może sprawdzić nie tylko bieżącą dostępność towaru, ale także zidentyfikować produkty, których może wkrótce zabraknąć. Pozwala to lepiej planować zakupy i ograniczać zarówno ryzyko braków, jak i nadmiernego gromadzenia zapasów. 

Jakie korzyści daje połączenie sprzedaży, zakupów i magazynu? 

Najważniejszą korzyścią jest spójny przepływ informacji pomiędzy procesami. Dane wprowadzone podczas obsługi sprzedaży mogą być wykorzystywane w magazynie i fakturowaniu, a informacje o stanach oraz zapotrzebowaniu wspierają zakupy. W efekcie zmniejsza się liczba ręcznych czynności, skraca czas obsługi zamówień i ogranicza ryzyko błędów wynikających z wielokrotnego przepisywania danych. 

Moduł handlowo-magazynowy jako wspólne źródło danych 

Sprawna obsługa sprzedaży nie zależy wyłącznie od pracy działu handlowego. Potrzebuje aktualnych informacji z magazynu. Magazyn jest uzależniony od dostaw i zakupów, a zakupy powinny wynikać z rzeczywistego zapotrzebowania oraz aktualnej i przyszłej dostępności towarów. 

Dlatego moduł handlowo-magazynowy ERP warto oceniać przede wszystkim pod kątem przepływu danych pomiędzy tymi procesami. 

Streamsoft Prestiż łączy ofertowanie, zamówienia, cenniki, dokumenty, zakupy oraz operacje magazynowe w jednym środowisku. Uzupełnieniem są integracje EDI, API oraz współpraca z urządzeniami wykorzystywanymi w magazynie.